NÊN TỰ VẬN HÀNH KHO HAY THUÊ NGOÀI?

Từ mua sắm tại các cửa hàng truyền thống chuyển qua mua sắm trên các nền tảng thương mại điện tử.
Số lượng đơn hàng trực tuyến ngày càng tăng lên và câu hỏi đặt ra là doanh nghiệp đó là ”nên tự vận hành hay thuê kho ngoài”?

Ở bài viết này, Fulfillment by Ubox sẽ cùng bạn tìm hiểu ưu và nhược điểm của việc tự vận hành kho hay thuê kho ngoài để những doanh nghiệp, cá nhân đang có nhu cầu mở rộng kinh doanh tại Việt Nam cũng như khu vực Đông Nam Á ( Philippines, Thái Lan, Indonesia) sẽ có những quyết định căn cứ vào tình hình thực tế của Doanh nghiệp nhằm tối ưu nhân sự, chi phí đầu tư thấp nhất có thể.

 

1. Doanh nghiệp tự vận hành kho riêng

Được biết đến với tên gọi self-fulfillment, hình thức tự vận hành kho riêng được doanh nghiệp Việt Nam sử dụng khá phổ biến. Cụ thể, doanh nghiệp sẽ sở hữu kho dự trữ hàng của riêng mình và tự vận hành, quản lý tất cả các hoạt động như tồn kho hay xử lý các đơn hàng. Thông thường, hai loại doanh nghiệp áp dụng hình thức này là:

  • Những doanh nghiệp có quy mô lớn bởi vì họ có nguồn ngân sách lớn để sở hữu kho chứa hàng riêng và thuê nhiều nhân viên để thực hiện các hoạt động trong kho bãi.
  • Những doanh nghiệp mới hoặc nhỏ lẻ bởi vì họ chưa có nhiều đơn hàng và các hoạt động trong kho bãi không quá khó khăn để thực hiện.

1.1 Ưu điểm

Khi doanh nghiệp tự vận hành kho riêng, 3 ưu điểm chính của việc này là: Tính kiểm soát, tính linh hoạt và tận dụng tốt nguồn nhân lực.

Tính kiểm soát

Khi doanh nghiệp sở hữu kho chứa hàng riêng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm soát hàng tồn, sử dụng tối ưu được không gian và có thể theo dõi trực tiếp việc xử lý đơn hàng cũng như việc bảo quản sản phẩm một cách tốt nhất. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể kết hợp các chức năng của kho dễ dàng hơn vào hệ thống cung ứng của mình nếu triển khai theo hình thức tự vận hành kho.

Tính linh hoạt

Việc sở hữu kho chứa hàng riêng giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn về mặt thiết kế và chủ động trong việc vận hành kho để phù hợp với nhu cầu của khách hàng và đặc tính sản phẩm. Thêm vào đó, thông qua việc mở rộng hoặc quy tạo lại tạo điều kiện thuận lợi để làm mới sản phẩm, các kho riêng cũng có thể được thay đổi.

Linh hoạt hơn về mặt thiết kế

Khác với việc thuê kho từ đơn vị bên ngoài công ty, doanh nghiệp phải mất thời gian cho việc gửi bản kế hoạch xuất nhập hàng để hệ thống sắp xếp. Khi triển khai theo hình thức tự vận hành kho, doanh nghiệp sẽ linh hoạt và chủ động hơn trong việc xuất nhập hàng mà không cần phải lập kế hoạch từ trước.

Tận dụng tốt nguồn nhân lực

Doanh nghiệp có thể tận dụng, sắp xếp nguồn nhân lực một cách hợp lý vào từng hoàn cảnh khác nhau ứng với mỗi công việc trong kho. Việc tuyển nhân viên kho thường được chú ý đặc biệt nên họ thường là những người có tay nghề và kỹ năng cao, giúp cho việc vận hành kho dễ dàng và ít xảy ra những trường hợp không mong muốn.

1.2 Hạn chế

Bên cạnh những ưu điểm kể trên, hình thức tự vận hành kho còn tồn tại một số vấn đề như: Khó tăng trưởng quy mô, khó tối ưu quy trình vận hành và mức độ rủi ro cao.

Khó tăng trưởng quy mô

Doanh nghiệp không thể thay đổi quy mô để phù hợp với sự tăng, giảm của số lượng sản phẩm bởi vì diện tích kho rất khó thay đổi trong thời gian ngắn. Không chỉ vậy, doanh nghiệp cũng không thể tự do thay đổi vị trí trong thời gian ngắn vì khá tốn kém chi phí. Điều này có thể làm mất đi cơ hội kinh doanh sinh lợi nhuận của doanh nghiệp trước những thay đổi, biến động về nhu cầu của thị trường

Khó tối ưu quy trình vận hành

Việc thực hiện quy trình vận hành và đảm bảo tiến độ, chất lượng của công việc cũng trở nên phức tạp và khó khăn hơn khi doanh nghiệp gia tăng khối lượng công việc tại kho để đáp ứng nhu cầu tăng trưởng kinh doanh.

Mức độ rủi ro cao

Với trường hợp tự vận hành kho lần đầu, doanh nghiệp sẽ đối mặt với nguy cơ thất thoát, hư hỏng hàng hóa hoặc hoạt động không hiệu quả do việc thiếu kinh nghiệm gây ra. Điều này sẽ gây ra tổn thất không hề nhỏ cho doanh nghiệp.

2. Doanh nghiệp thuê kho ngoài

Ngược lại với doanh nghiệp tự vận hành kho, hình thức thuê kho bên ngoài đề cập đến việc bên thứ 3 sẽ chịu trách nhiệm với tất cả hoạt động trong kho từ việc xử lý hàng tồn, quản lý kho đến xử lý toàn bộ đơn hàng của khách. Phương pháp thuê ngoài dịch vụ lưu kho và vận hành khá phổ biến tại thị trường Việt Nam so với các năm trước, đặc biệt là với doanh nghiệp thương mại điện tử.

2.1 Ưu điểm

Việc thuê ngoài dịch vụ kho mang đến cho doanh nghiệp 3 ưu điểm chính: Tự động hóa, giúp doanh nghiệp tăng trưởng nhanh chóng và dễ dàng tiếp cận với đa dạng thị trường.

Tự động hoá

Có 3 yếu tố chính được đề cập trong ưu điểm này:

  • Chính xác và hiệu quả: Với số năm kinh nghiệm lâu dài cùng số lượng kiến thức dồi dào, các công ty cung cấp dịch vụ thuê kho bên ngoài có thể đáp ứng một cách nhanh chóng và chính xác các yêu cầu công việc của kho bãi.
  • Tiết kiệm thời gian: Doanh nghiệp sẽ tốn thời gian và chi phí nếu không có kinh nghiệm từ trước. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể dành thời gian và chi phí để tập trung vào việc nghiên cứu thị trường và phát triển sản phẩm để đáp ứng khách hàng một cách tốt nhất.
  • Tiết kiệm không gian: Nhiều doanh nghiệp đang san sẻ quá nhiều không gian chi phí cho việc lưu trữ hàng hóa trong kho. Thay vì vậy, các doanh nghiệp có thể tiết kiệm tiền bạc và không gian nhờ việc sử dụng dịch vụ thuê kho bên ngoài. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể kiểm soát được số lượng và thông tin sản phẩm cùng mức độ phân phối hàng hóa thông qua hệ thống phần mềm dịch vụ mà bên thứ ba cung cấp.

Giúp doanh nghiệp tăng trưởng nhanh chóng

Những thời điểm bình thường, nguồn hàng trong tầm kiểm soát của doanh nghiệp nên họ có thể xử lý và theo dõi một cách dễ dàng. Tuy nhiên khi thị trường biến động, nhu cầu của khách hàng tăng lên nhanh chóng dẫn đến nguồn hàng sẽ bị dao động bất ngờ để doanh nghiệp có thể tận dụng những cơ hội kinh doanh. Điều này dẫn đến quy trình thông thường của doanh nghiệp bị quá tải và gặp rất nhiều rắc rối.

Để xử lý tình huống này, doanh nghiệp có thể thuê dịch vụ kho ngoài để hỗ trợ xử lý việc tăng số lượng hành nhanh chóng và việc vận hành dễ dàng quản lý, hạn chế sai sót. Thay vì phải tập trung cho các hoạt động của kho, doanh nghiệp có thể chú tâm vào việc phát triển và nghiên cứu thị trường để đáp ứng thị hiếu khách hàng.

Tiếp cận dễ dàng với đa dạng thị trường

Hơn thế nữa, phương pháp thuê kho bên ngoài sẽ giúp các doanh nghiệp trong nước xâm nhập và mở rộng thị trường một cách dễ dàng. Tại Việt Nam đã xuất hiện những đơn vị cung cấp dịch vụ xuyên quốc gia. Nhờ đó, doanh nghiệp tiếp cận các thị trường nước ngoài một cách dễ dàng mà không cần lo ngại về thủ tục pháp lý, vận chuyển hàng hóa và các hoạt động vận hành kho quốc tế,…

2.2 Hạn chế

Tuy nhiên phương pháp này cũng gây nên một số hạn chế như: Chi phí có thể cao hơn và khó linh hoạt trong vận hành.

Chi phí có thể cao hơn

So với việc tự vận hành kho thì doanh nghiệp sẽ phải trả chi phí cao hơn cho việc sử dụng dịch vụ thuê ngoài. Chính vì vậy, trước khi lựa chọn đối tác, doanh nghiệp phải tìm hiểu kỹ về giá cả, vị trí kho bãi, quy trình vận hành và giải pháp xử lý khi gặp khiếu nại,…

Xem thêm bài viết Tiêu chí lựa chọn công ty fulfillment phù hợp

Khó linh hoạt trong vận hành

Thông thường các đơn vị cung cấp dịch vụ thuê kho ngoài được sắp xếp phù hợp với các sản phẩm cơ bản. Bởi vậy, nếu các doanh nghiệp kinh doanh các sản phẩm đặc thù và đòi hỏi kỹ thuật chuyên môn cao và các điều kiện lưu trữ kho đặc biệt hơn như là nhiệt độ, không gian, độ ẩm,… thì không phải bên thứ ba nào cũng thực hiện được điều này. Hậu quả của việc này dẫn đến phá vỡ tình ổn định của quy trình hoặc nếu có thể thực hiện thì chi phí doanh nghiệp phải trả sẽ rất cao.

 

Trên đây là những thông tin cần thiết để giúp bạn trả lời cho câu hỏi” Nên tự vận hành kho hay thuê kho ngoài?”  mà FBU muốn chia sẻ. Mong rằng đây là những thông tin hữu ích với những nhà quản trị đang băn trong trong việc lựa chọn hai hình thức trên để tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Dịch vụ fulfillment by Ubox là hệ thống hoàn tất đơn hàng toàn diện với tiêu chí Tiện lợi – Nhanh chóng – Tiết kiệm:

FBU đáp ứng được toàn bộ nhu cầu vận hành kinh doanh theo mô hình toàn trình như sau:

Khi sử dụng dịch vụ của FBU, Bạn chỉ cần tập trung vào tìm kiếm khách hàng, bán sản phẩm và mở rộng quy mô không giới hạn.

  • Hệ sinh thái dịch vụ hoàn chỉnh từ khâu nhận hàng cho đến khi giao hàng tận tay cho khách.
  • Giảm thiểu nhiều loại chi phí cho đơn vị kinh doanh, bao gồm: chi phí nhân sự, kho bãi, máy móc, trang thiết bị, dụng cụ, vận chuyển…
  • Đội ngũ nhân viên kho bãi, được đào tạo chuyên nghiệp về trình độ và thái độ.
  • Cung cấp dịch vụ cho cả khách lẻ lẫn khách hàng doanh nghiệp.
  • Dễ dàng theo dõi tình trạng hàng hóa thông qua phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp.
  • Tiết kiệm thời gian xử lý đơn hàng để bạn có thể tập trung kinh doanh.
  • Tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp bạn trên thị trường.

NĂNG LỰC VẬN HÀNH HIỆN TẠI CỦA FULFILLMENT BY UBOX:

  • Tổng số kho tại các quốc gia: 26 kho (Trung Quốc, Thái Lan, Philippines, Indonesia, Việt Nam)
  • Tổng diện tích kho trên toàn hệ thống: gần 28.900 m2
  • Năng lực xử lý hàng hóa: hơn 15.500 đơn/ngày
  • Số lượng khách hàng hiện có: Hơn 1.490 cá nhân, chủ shop, doanh nghiệp đang là khách hàng của FBU

Cùng Ubox tối ưu chi phí kinh doanh ngay hôm nay!

——–

Fulfillment by Ubox
🌐 Web: fbu.asia
📞 Hotline: 0969.631.889